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自動化 CRM
•6 分鐘
CRM 不用先買大系統：名單追蹤最少需要哪些欄位？
先建立來源、需求、階段、負責人與下一步五組欄位，就能開始減少漏接與忘記追蹤。
一、CRM 的第一個成果是找得到下一步
中小企業剛開始整理 CRM 時，不需要先建立大量欄位。第一版只要能回答「這個人從哪裡來、需要什麼、目前到哪一步、誰負責、何時要再處理」，就已經能改善許多遺漏。
二、五組必要欄位
- 識別資料：姓名或稱呼、可用聯絡方式、顧客同意狀態。
- 來源資料：LINE、網站、活動、介紹人與可用的 UTM 資訊。
- 需求摘要：服務類型、關鍵條件、預算或時程；只收集成交真正需要的內容。
- 處理狀態：新名單、已聯繫、已報價、待決定、成交或未成交。
- 執行欄位：負責人、下一個動作、預定追蹤日與最後處理紀錄。
三、避免自由文字吞掉所有資訊
需求細節可以保留備註，但來源、階段、負責人與追蹤日應使用固定欄位。這樣才能篩選待處理名單、查看每個階段的數量，也能在多人協作時維持相同理解。
四、先定義誰可以看與修改
名單可能包含個資、報價與內部紀錄。上線前要確認角色權限、匯出權限、資料保存期限與異動紀錄。若資料要在 LINE、表單、試算表或既有 CRM 之間同步，也要先核對 API 與欄位權限。
五、每週只看三個基本問題
- 哪些名單已超過預定追蹤日？
- 哪個階段累積最多、最容易停住？
- 未成交原因是否有可改善的重複模式？
當團隊能穩定使用這些欄位，再增加自動提醒、報表與跨系統串接，會比一開始導入複雜功能更容易成功。